modernisation.gouv.fr

Espace de déploiement des solutions numériques de l'Administration

Aspect technique - Raccordement aux démarches en ligne

Les 2 types de raccordement possibles : courriel et sFTP

La différence entre les traitements manuel et automatique des télédossiers

Le traitement manuel avec récupération des dossiers via le Gestionnaire de Suivi

mon.service-public.fr met à votre disposition un outil, accessible via Internet, pour le traitement manuel des télédossiers des démarches necessiatant un raccordement des collectivités dans le cadre de l'instruction des dossiers (ILE, RCO, DOC) : le Gestionnaire de Suivi ou GS.

Cet outil vous informe de tout nouveau dossier soumis par les usagers. Il vous permet également de récupérer les télédossiers des usagers et de leur faire un retour concernant le traitement de leur dossier. Ce retour peut être composé d'un commentaire textuel ainsi que d'un document joint, telle que l'attestation de recensement.

En cas de difficultés concernant l'utilisation de GS, nous vous invitons à vous référer à la rubrique Le traitement des dossiers : aspect technique.

Le traitement automatique

Le traitement automatique vous permet de recevoir directement les télédossiers des usagers via sFTP sur un serveur de la mairie. Le sFTP permet le transfert sécurisé des données des usagers lors de la transmission des dossiers à la mairie.

Une fois les dossiers réceptionnés, deux solutions sont envisageables :

  • Le logiciel métier utilisé est capable d'intégrer directement les télédossiers et de produire les flux d'information en retour vers mon.service-public.fr afin de mettre à jour l'état du télédossier et de transmettre les éventuelles pièces jointes. Dans ce cas, il suffit de travailler avec le logiciel métier et le reste est transparent.
  • L’intégration des données des télédossiers se fait "à la main" dans le logiciel métier. Ce dernier n'a pas la capacité de produire des flux retours à destination des usagers. Dans ce cas, il faut instruire l'état du télédossier via le Gestionnaire de Suivi.

Un travail avec les éditeurs est actuellement mené pour intégrer directement les flux dans les logiciels métier.

Le traitement manuel : le raccordement en mode courriel (SMTP)

Le raccordement en SMTP signifie pour la mairie :

  • qu'elle doit disposer d'une boîte aux lettres électronique où seront envoyés des courriels de notification. Ces courriels informent des nouveaux dossiers soumis par les usagers. Nous vous conseillons fortement de choisir une boîte aux lettres fonctionnelle afin de faciliter le traitement des dossiers par les agents de la mairie.
  • que la DILA mettra à disposition de la mairie un compte utilisateur sur l'outil en ligne Gestionnaire de Suivi.

Le Gestionnaire de Suivi est une interface web permettant de :

  • télécharger les télédossiers afin de les traiter,
  • mettre à jour l'état du télédossier pour informer l'usager de l'avancement du traitement de sa demande,
  • déposer des pièces jointes à destination de l'usager (attestation de recensement par exemple).

Le traitement automatique : le raccordement en sFTP

Un raccordement en sFTP signifie pour la mairie :

  • qu'elle doit disposer d'un serveur sFTP sur lequel les télédossiers seront déposés au fil de l'eau.
  • que la DILA prendra contact avec la personne identifiée dans le formulaire de demande de raccordement en tant que "contact technique" pour échanger les paramètres de connexion :
    • Côté commune : l’adresse du serveur, le port, le répertoire, l'identifiant et le mot de passe seront utilisés pour lui envoyer les télédossiers.
    • Côté DILA : l’adresse du serveur, le port, le répertoire, l'identifiant et le mot de passe seront utilisés pour recevoir les flux retours.

Le contact technique sera également sollicité pour les tests lors du raccordement.

Dans le cas où le logiciel métier de la mairie ne peut produire de flux retours (tel que décrit dans la rubrique 'La différence entre les traitements manuel et automatique des télédossiers'), le mode sFTP peut également être associé à un compte utilisateur sur le Gestionnaire de Suivi (GS). Les télédossiers sont alors envoyés en sFTP et ne sont pas disponibles au téléchargement sur GS. En revanche, GS permet de mettre à jour l'état des télédossiers (il n’y a donc pas besoin de développer la mise en place du 'flux retour').

Problèmes techniques liés au raccordement

Difficultés lors du test de raccordement

Pendant le test de raccordement, nous vous invitons à suivre les instructions décrites dans le document 'Tests de réception et traitement d’une demande' (disponible sur l'espace de déploiement).

En cas de difficultés, vous pouvez envoyer un courriel à support.partenaires@service-public.fr avec la description complète du problème que vous rencontrez, une réponse vous sera adressée dans les plus brefs délais.

Les codes postaux de votre commune sont erronés sur les pages de mon.service-public.fr

Votre commune a été raccordée au dispositif ILE/RCO. Les usagers arrivent à effectuer la démarche. Cependant, les codes postaux de votre commune ne sont pas reconnus sur les pages de mon.service-public.fr.

Pour corriger l’erreur d’affichage concernant votre commune sur les pages des démarches ILE et RCO, nous vous invitons à envoyer un courriel à support.partenaires@service-public.fr en y incluant le nom de la commune ainsi que ses codes postaux afin que nous puissions remédier au plus vite au problème.

L'envoi en ligne pour votre commune est indisponible

L'envoi en ligne pour votre commune est indisponible.

Si votre commune est raccordée au dispositif ILE/RCO, mais l'envoi en ligne est indisponible, nous vous invitons à envoyer un message à support.partenaires@service-public.fr en présentant la situation.

La configuration anti-spam de votre boîte aux lettres

Pour recevoir les notifications vous informant que vous avez reçu des télédossiers, il est important de configurer l’anti-spam de votre messagerie afin qu’il ne bloque pas les messages provenant des adresses : GFMDEL-ne-pas-repondre.sgmap@modernisation.gouv.fr et support.partenaires@service-public.fr

Aspect technique - Traitement des télédossiers

L'accès au Gestionnaire de Suivi (GS)

Pour accéder à GS, il vous faut suivre les étapes suivantes :

  1. Ouvrir votre navigateur (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera, Google Chrome, etc.),
  2. Accéder au Gestionnaire de Suivi,
  3. Entrer le nom d’utilisateur et le mot de passe fournis dans le premier courriel lors de l'adhésion,
  4. Cliquer sur 'Valider'.

Les paramètres de connexion

Vous n'avez pas reçu le courriel avec les identifiants.

Le pare-feu (ou l'anti-spam) bloque parfois certains courriels. Vérifiez le dossier 'Courriel indésirable' de votre boîte aux lettres et modifiez les paramètres de votre pare-feu/anti-spam.

En cas de difficultés, vous pouvez envoyer un message à support.partenaires@service-public.fr en demandant la réinitialisation de votre mot de passe.

Vos identifiants ne sont pas reconnus sur GS.

Nous vous invitons à vérifier les éléments suivants :

  • La bonne saisie de l'identifiant et du mot de passe. L’identifiant et le mot de passe sont sensibles à la casse (lettres majuscules et minuscules). N’hésitez pas à copier-coller vos paramètres de connexion à partir du courriel que vous avez reçu.
  • l’adresse du Gestionnaire de Suivi : https://mdel.mon.service-public.fr/gsServiceInstructeur/welcome.do

En cas de difficultés, vous pouvez envoyer un message à support.partenaires@service-public.fr en demandant la réinitialisation de votre mot de passe.

Vos identifiants ne sont pas reconnus sur mon.service-public.fr.

Vous pouvez vérifier que vous ne saisissez pas les paramètres de connexion du Gestionnaire de Suivi.

Si vous avez oublié l’identifiant ou le mot de passe, nous vous invitons à cliquer sur 'Identifiant oublié ?' ou 'Mot de passe oublié ?' et à suivre les instructions affichées à l'écran.

L'utilisation du Gestionnaire de Suivi

Le téléchargement des télédossiers des usagers

Les télédossiers doivent être traités dans les 30 jours à compter de la date de soumission par l'usager. Au delà de ce délai, vous ne pourrez plus récupérer les demandes des usagers sur GS.

Si vous vous trouvez dans ce cas, deux possibilités se présentent à vous :

  • Prendre contact avec l’usager dont le courriel est affiché dans le Gestionnaire de Suivi et lui demander d'effectuer à nouveau la démarche en ligne,
  • Passer le télédossier dans les différents états de suivi et ainsi transmettre des notifications à l'usager avec votre message dans la zone 'Commentaires'.

Le changement de l’état d’avancement des dossiers

La liste des états possibles est décrite dans la présentation "Détail des échanges de flux avec les partenaires en sFTP". Elle permet d'informer finement l'usager des grandes étapes de vie de son dossier. Le service instructeur est à même de juger du besoin en termes de fréquence de mise à jour et de niveau d'information.

L'envoi des pièces jointes aux usagers

GS vous permet d'ajouter des pièces jointes aux notifications envoyées aux usagers pour les télédossiers (Attestation RCO dématérialisée par exemple). Le champ supplémentaire 'Pièces jointes déposables' vous permet de transmettre l’attestation directement dans le tableau de bord mon.service-public.fr de l’usager.

L'envoi des notifications aux usagers

L’utilisateur reçoit une notification si son dossier est dans un des états suivants :

  • Dossier transmis au service traitant
  • En attente d’éléments complémentaires
  • Dossier en cour de traitement
  • Dossier non recevable
  • Dossier clos

Vous pouvez également communiquer avec l’usager en utilisant la zone 'Commentaires'.

N’oubliez pas de transmettre une adresse de messagerie dans votre message pour que l’usager puisse éventuellement vous répondre et/ou envoyer des pièces justificatives complémentaires.

Le changement de boîtes aux lettres de réception des télédossiers

Si vous souhaitez changer la boîte aux lettres qui réceptionne les télédossiers, nous vous invitons à contacter le support à l'adresse suivante : support.partenaires@service-public.fr.

Aspect technique - Raccordement à la PEC pour la DIA

La PEC constitue-t-elle le point d'entrée unique de communication entre les collectivités et les notaires? Hormis la DIA, d'autres types de flux sont-ils envisagés via la PEC ?

La PEC est une infrastructure facilitant entre autre les échanges entre les notaires et les collectivités en matière de DIA et sur laquelle il va falloir capitaliser. D'autres plateformes son également utilisées pour les échanges d'information entre notaires et collectivités. Ex : Comedec pour les flux d'état civil (acte de naissance, ...).

La dématérialisation de la DIA permet-elle de s'assurer de la complétude du flux DIA arrivant de chez le notaire ?

C'est un des objectifs du projet. L'ensemble des acteurs souhaite limiter au maximum les avis d'irrecevabilité. La conception du logiciel notaire a été faite dans ce sens : vérification de la complétude des informations avant validation et envoi de la DIA à la collectivité.

Quelle sont les garanties de la PEC en terme de contrat de service ?

La PEC est conçue pour être disponible 24 heures sur 24 et sept jours sur sept. Toutes les opérations de maintenance sont prévues en dehors des heures ouvrables et un système d'alerte prévient les partenaires raccordés à la PEC en cas d'indisponibilité.

Quels sont les coûts d'interconnexion avec les plateformes pour les collectivités ?

Les gains concernent essentiellement les coûts de fonctionnement (frais d'affranchissement, enveloppe, impression). Les coûts à prendre en compte : certificat serveur, certificat élu et l'horodatage.

Aspect juridique et métier – ILE

Responsabilité et contrôle de l'identité

Responsabilité et contrôle de l'identité : le régime de responsabilité de la commune face à une demande d'inscription sur les listes électorales en ligne est exactement le même que pour les demandes adressées par voie postale.

De plus, dans la mesure où la démarche s'effectue par le biais de mon.service.fr (MSP), il y lieu d'appliquer les conditions générales d'utilisation (CGU) de MSP. Ces CGU s'imposent aux usagers conformément à l'article 4 de l'ordonnance n°2005-1516 du décembre 2005 : "Les autorités administratives peuvent créer, dans le respect des dispositions de la loi du 6 janvier 1978 susvisée et des règles de sécurité et d'interopérabilité prévues aux chapitres IV et V de la présente ordonnance, des téléservices. Lorsqu'elles mettent en place un tel service, les autorités administratives rendent accessibles depuis ce dernier la décision le créant ainsi que ses modalités d'utilisation, notamment les modes de communication possibles. Ces modalités s'imposent aux usagers".

Ainsi, l'article 5 des CGU propres au service "Ma démarche en ligne" prévoit que "La confirmation et la transmission du formulaire par l’usager vaut signature de celui-ci" et l’article 9, relatif aux engagements et à la responsabilité précise que "L’usager du Service s’engage à ne fournir, dans le cadre de l’utilisation du Service, que des informations exactes, à jour et complètes. Dans l’hypothèse où l’usager ne s’acquitterait pas de cet engagement, la DILA se réserve le droit de suspendre ou résilier la démarche administrative, sans préjudice des éventuelles actions en responsabilité pénale et civile qui pourraient être engagées à son encontre."

Le contrôle de l'identité se fera quoiqu'il en soit au bureau de vote, puisque l'usager devra présenter sa carte d'électeur accompagnée d'une pièce d'identité.

Pour plus de renseignements, vous pouvez vous référer à l'arrêté du 29 août 2011 (document PDF - 75 ko), fixant les conditions d'agrément de la télé procédure de demande d'Inscription sur les Listes Electorales et les listes électorales complémentaires.

Contrôle d'identité dans les communes de moins de 3 500 habitants

Aux termes de l'article R.60 du code électoral, dans les communes de plus de 3500 habitants, les électeurs doivent justifier de leur identité pour pouvoir voter. Dans les communes de plus petite taille, on considère qu'il n'est pas nécessaire aux électeurs de prouver leur identité dans la mesure où ils sont connus de tous. A cet égard, on estime qu'il n'y a pas de risque d'usurpation d'identité.

Une personne qui aurait usurpé l'identité d'une autre pour demander en ligne son inscription sur les listes électorales ne pourra à cet égard voter au lieu et place de cette personne.

Heure limite de validité des demandes ILE le 31 décembre

L’heure limite de réception des demandes d’inscription en ligne sur les listes électorales est fixée au 31 décembre à 23h59. Le bureau des élections et des études politiques de la Direction de la Modernisation et de l'Action Territoriale du ministère de l'Intérieur rappelle que :

L’article R. 5 du code électoral précise : "pour chaque révision annuelle des listes électorales, les demandes d’inscription des électeurs doivent parvenir dans les mairies jusqu’au dernier jour ouvrable de décembre inclus, le samedi étant considéré comme un jour ouvrable".

S’agissant d’une téléprocédure, cette date butoir doit être entendue au sens de l’article 16 de la loi n°2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations : "toute personne tenue de respecter une date limite ou un délai pour présenter une demande, déposer une déclaration, exécuter un paiement ou produire un document auprès d'une autorité administrative peut satisfaire à cette obligation au plus tard à la date prescrite au moyen d'un envoi postal, le cachet de la poste faisant foi, ou d'un envoi par voie électronique, auquel cas fait foi la date figurant sur l'accusé de réception ou, le cas échéant, sur l'accusé d'enregistrement adressé à l'usager par la même voie conformément aux dispositions du I de l'article 5 de l'ordonnance n°2005-1516 du 8 décembre 2005 relative aux échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives et entre les autorités administratives.".

Les communes doivent donc accepter toute demande déposée sur le portail mon.service-public.fr avant le 31 décembre à 23h59, l’heure de dépôt figurant sur le tableau de bord du site de la téléprocédure faisant foi.

Il n’y a pas lieu d’appliquer les dispositions de la circulaire NOR/IOC/A/09/30818/C du 17 décembre 2009 prévoyant des permanences pour les demandes d’inscriptions déposées par le biais de la téléprocédure.

Garde fou

Si un mineur ne remplissant pas la condition d'âge pour être inscrit sur les listes électorales demande son inscription en ligne, il ne sera pas pour autant inscrit. La décision d'inscription relève en effet de la seule compétence de la commission administrative qui s'assurera que le demandeur remplit bien les conditions pour être inscrit et notamment qu'il a bien dix huit ans.

A noter que la condition d'âge s'apprécie à la date de clôture des listes électorales, c'est à dire le dernier jour de février.

Pour mémoire, les jeunes qui atteignent l'âge de dix huit ans et qui remplissent les autres conditions prescrites par la loi pour être électeur sont normalement inscrits d'office sur la liste électorale de la commune de leur domicile réel (articles L 11-1 et L.11-2). Ils n'ont à faire de démarche volontaire d'inscription que s’ils ont déménagés ou n'ont pas été recensé.

Pièces justificatives illisibles ou erronées :

Dans le cas où les pièces justificatives transmises par le biais de la démarche en ligne ILE seraient illisibles ou erronées, les commissions électorales sont souveraines et peuvent décider de demander à l'usager de fournir tout document complémentaire. Ainsi, si un document est manifestement illisible, la commission pourrait décider de demander à l'électeur d'en founir une copie lisible. S'il s'agit d'un document erroné, la commission peut décider de demander à l'électeur tout document de nature à emporter sa conviction.

Aspect juridique et métier – RCO

Responsabilité et contrôle de l'identité

De même que pour les demandes d'inscription sur les listes électorales effectuées en ligne, les conditions particulières d’utilisation des services en ligne de mon.service-public.fr prévoient que la validation et l’envoi de la déclaration valent signature. L'acceptation de ces conditions d'utilisation implique donc une procédure pénale en cas d'usurpation d'identité.

Dans le cas de la démarche RCO, l'usager présentera une pièce d'identité lors de la journée JDC.

L’attestation de recensement

Les mairies ont désormais la possibilité de faire parvenir les attestations de recensement citoyen obligatoire aux administrés de façon dématérialisée. L’administré reçoit alors son attestation dans son espace de stockage sécurisé sur mon.service-public.fr.

L'attestation RCO pourra comporter l’image du timbre humide de l’État, ainsi que l’image de la signature du maire ou de l’agent en charge des opérations de recensement.

Le document sera généré au format PDF : document sécurisé et non modifiable.

Les informations contenues dans l'attestation seront valides, authentifiables et conservées dans les systèmes d’information des mairies.

Situation scolaire et diplômes obtenus

Le ministère de la Défense a souhaité que la téléprocédure soit la plus simple possible. Les champs "situation scolaire" et "Diplômes obtenus" ne sont donc plus remplis. Ces données seront demandées a posteriori lors des formalités administratives accomplies en début de Journée Défense et Citoyenneté (JDC).

Pour toute question métier, vous trouverez sur le site du Ministère de la Défense, les interlocuteurs des Centres du Service National en métropole et outre-mer avec leurs coordonnées.

Aspect juridique et métier – DOC

Transmission de données relatives aux déclarations d'ouverture de chantier en ligne (DOC) aux services de l'Etat

Actuellement en phase pilote, l'interopérabilité des systèmes d'information entre Mon.service-public et le système d'information des directions départementales des territoires est en cours de test. En conséquence il est indispensable d'adresser, comme habituellement, le dossier aux services de l'État par export informatique".

Périmètre de la déclaration d’ouverture de chantier

La déclaration d'ouverture de chantier est une formalité propre aux travaux ou aménagements soumis à permis. Elle n'est pas exigible pour ceux qui sont soumis à simple déclaration préalable, c'est pourquoi la démarche en ligne n'est accessible qu'aux titulaires d'un permis de construire ou d'aménager.

Archivage et transmission de la DOC aux autorités compétentes par la commune

L’article R*424-16 du code de l'urbanisme précise que lors de l'ouverture du chantier, le bénéficiaire du permis de construire ou d'aménager doit adresser au maire de la commune une déclaration d'ouverture de chantier en trois exemplaires. Dès réception de la déclaration d'ouverture de chantier, le maire conserve un exemplaire de cette déclaration, en transmet un exemplaire à l'autorité qui a délivré le permis et un exemplaire au préfet en vue de l'établissement des statistiques.

Envoi de la DOC en ligne ou format papier

Un récapitulatif au format PDF est accessible en bas de la page. En cliquant sur l’icône, un document PDF reprenant toutes les informations de la DOC est disponible. Ce document peut éventuellement être enregistré ou imprimé par le déclarant. Pour les déclarants de communes raccordées au téléservice, l'usager n'a plus besoin de faire un envoi papier. En revanche, le téléservice étant ouvert en mode pré remplissage de formulaire à tous les usagers, pour les déclarants de communes non-raccordées au téléservice, le formulaire au format PDF devra obligatoirement être envoyé par courrier postal à la commune du lieu du chantier.

Aspect juridique et métier – DIA

La publication de l'arrêté ministériel rendra-t-il obligatoire la dématérialisation des DIA lors de la généralisation ?

Il n'y a pas d'obligation. Le principe de libre administration des collectivités locales prévaut.

La règlementation actuelle pointe le dépôt de la DIA en mairie (guichet unique) pour les biens relevant du DPU (déclaration de droit de préemption urbain). Peut-on envisager le dépôt ailleurs lorsqu'il y a délégation du droit de préemption à un EPCI par exemple ?

Cette règle relève du code de l'urbanisme et il n'est pas à ce jour envisagé de la faire évoluer. Il convient d'organiser les flux dématérialisés entre chaque mairie recevant la DIA et l'EPCI s’il y a délégation de ce droit de préemption. Une convention de partenariat entre les mairies et l'EPCI peut être envisagée (une illustration est disponible en annexe du kit de déploiement).

Quelles sont les modalités de transmission de la DIA aux délégataires ?

Les règles de transmission des DIA aux délégataires ne sont pas définies par le code de l'urbanisme. Il relève de chaque mairie réceptionnant les DIA d'organiser la circulation de ces documents pour permettre l'instruction par le délégataire dans les délais définis par la loi.

Quelle est la durée de conservation légale des DIA ?

Les DIA non suivies d'une DPU (déclaration de droit de préemption urbain) peuvent être éliminées à l'issue d'une durée administrative de 5 ans. La dématérialisation des DIA peut être l'occasion, si ce n'est déjà fait, de mettre en place l'archivage électronique dans la collectivité

Les collectivités faisant l'objet d'un arrêté de carence ont-elles la possibilité de dématérialiser la DIA ?

La porte d'entrée reste la commune (logique de guichet unique). Il est donc théoriquement possible de mettre en place la dématérialisation. Néanmoins, compte tenu de la délégation temporaire du droit de préemption, il est préconisé d'attendre que la collectivité récupère son droit de préemption pour se lancer dans la dématérialisation de la DIA